Geschäftsprozesse werden von allen Unternehmen und Organisationen durchgeführt, unabhängig von ihrem Geschäftsprofil, ihrer Branche und Größe. Ein effizientes und effektives Management von Geschäftsprozessen unter Verwendung geeigneter IT-Tools ist der Schlüssel zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Entwicklung des Unternehmens und zum Ausbau und Erhalt seines Wettbewerbsvorteils. Was ist Geschäftsprozessmanagement und welche Instrumente setzen moderne Unternehmen ein, um ihr Geschäft bewusst und dynamisch zu entwickeln?
Geschäftsprozessmanagement und Aufteilung von Geschäftsprozessen
Das Konzept des Geschäftsprozessmanagements (BPM) ist ein ganzheitlicher Managementansatz, der sich hauptsächlich auf die Optimierung des Ablaufs von Geschäftsprozessen in modernen Unternehmen und Organisationen konzentriert. Das Schlüsselelement dabei ist der Geschäftsprozess, der als etwas mehr als nur eine Definition der Art und Weise, wie Aktivitäten ausgeführt werden, behandelt wird – der Prozess wird zu einer operativen Manifestation der Strategie der Organisation. Das Hauptziel des Geschäftsprozessmanagements ist die Rationalisierung und Optimierung aller vom Unternehmen durchgeführten Prozesse sowie die Steigerung der Effizienz und Effektivität seiner Arbeit.
Die von modernen Unternehmen durchgeführten Geschäftsprozesse lassen sich in zwei Kategorien einteilen. Die ersten davon sind die so genannten Core-Prozesse. Sie umfassen alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der externen Seite der Unternehmensführung, z.B. Kontakt mit Kunden, Bearbeitung ihrer Anträge, Anfragen und Verkäufe. Durch das Anhalten oder Unterbrechen der Core-Prozesse wird die gesamte Organisation außer Gefecht gesetzt und ihre Fortsetzung verhindert. Die zweite Gruppe besteht aus den so genannten Back-Office-Prozessen, deren Aufgabe es ist, die Arbeit des Unternehmens von innen heraus zu unterstützen. Zu den unterstützenden Prozessen gehören u.a. die Verwaltung von Delegationen, Urlaubsanträge und viele andere Aktivitäten, deren Ausschluss die Arbeit der gesamten Organisation nicht behindert, aber ihr Funktionieren und ihren Betrieb erheblich beeinträchtigen kann.
Was sind die Vorteile eines effizienten und effektiven Geschäftsprozessmanagements?
Geschäftsprozessmanagement als Hauptziel ist es, einen vollständigen und umfassenden Einblick in alle vom Unternehmen implementierten Geschäftsprozesse und deren Optimierung zu geben. Prozesse sind die Grundlage für das Funktionieren jedes Unternehmens, da sie die einzelnen Aktivitäten der Organisation in allen Bereichen koordinieren. Effizient und mit Hilfe geeigneter IT-Tools umgesetzt, ermöglicht das Geschäftsprozessmanagement eine bessere und effizientere Verwaltung der Unternehmensdokumentation und des Informationsflusses innerhalb der Organisation, die Kontrolle aller von den Mitarbeitern getroffenen Maßnahmen, die Verbesserung der Qualität des Kundendienstes und die positive Beeinflussung fast aller Aspekte der Funktionsweise des Unternehmens.
In der Vergangenheit zielte das BPM hauptsächlich darauf ab, dem Unternehmen direkte materielle Vorteile zu verschaffen. Die aktuelle Version von Business Process Management konzentriert sich dagegen auf die langfristigen Aspekte des Funktionierens und der immateriellen Vermögenswerte des Unternehmens, wobei das Hauptaugenmerk auf der Sicherstellung der höchstmöglichen Kundenzufriedenheit liegt, was sich in einer längeren und etablierteren Perspektive in einem Markterfolg niederschlägt. Ein solcher Ansatz des Geschäftsprozessmanagements stellt sicher, dass sich Unternehmen und Organisationen besser an die dynamischen Veränderungen auf dem Markt anpassen und einen Wettbewerbsvorteil schaffen können, der langfristig auch messbare finanzielle Vorteile bringt.
Geschäftsprozessmanagement in der Praxis, d. h. Funktionalität von BPM-Systemen
Die praktische Umsetzung des Geschäftsprozessmanagements in einer modernen Version wird durch spezielle IT-Systeme gewährleistet. BPM-Software wurde entwickelt, um Unternehmen bei der Steuerung, Optimierung und Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse zu unterstützen. Die Wahl des richtigen Systems und seine ordnungsgemäße Umsetzung ermöglichen eine schnelle und problemlose Verbesserung der Funktionsweise der Organisation und die Nutzung aller Vorteile, die mit einem effizienten und effektiven Geschäftsprozessmanagement verbunden sind. Moderne Geschäftsprozessmanagementsysteme der BPM-Klasse ermöglichen den Aufbau der so genannten Geschäftsanwendungen, die das Unternehmen (seine einzelnen Geschäftsbereiche) zu einem bestimmten Zeitpunkt seiner Tätigkeit benötigt. Sie ermöglichen die Automatisierung sowohl typischer Prozessszenarien (z.B. Urlaubsanträge und Kostengenehmigung) als auch spezifischerer Prozesse (z.B. Bearbeitung von Kreditanträgen oder Produkttests).
Unter den auf dem Markt erhältlichen IT-Lösungen für Unternehmen sind vor allem technologisch fortgeschrittene und hochfunktionale Low-Code-Plattformen hervorzuheben, die eine effiziente und bequeme Erstellung kompletter Geschäftsanwendungen mit der Drag&Drop-Methode im so genannten Designer (d.h. Grafikdesigner) ermöglichen, für die keine Kenntnisse von Programmiersprachen und Codierfähigkeiten erforderlich sind. Die besten Low-Code-Plattformen, die auf dem Markt erhältlich sind, ermöglichen dank ihrer proprietären Technologien auch ein effizientes Änderungsmanagement in Echtzeit. Eine solche Funktionalität ist vor allem für dynamisch wachsende Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglicht es ihnen, effizient auf sich ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren, ohne Ausfallzeiten und Übergangszeiten und mit voller Kontrolle über das Portfolio der Geschäftsanwendungen.
