Im täglichen Büroalltag sammelt sich eine Vielzahl an E-Mails, Rechnungen und Dokumenten an. Hierbei den Überblick nicht zu verlieren stellt viele Unternehmen und deren Mitarbeiter vor große organisatorische Herausforderungen. Dank entsprechender Dokumentenmanagement Software ist es heutzutage auch für kleinere und mittelständische Unternehmen möglich, die Unterlagen kostengünstig digital zu archivieren und standortübergreifend dem Personal zur Verfügung zu stellen.
Im September 2017 lag der weltweite Spamanteil in Firmenmails bei 55% (Quelle: Statista). Hinzu kommen weniger relevante mails unter Kollegen und Freunden. Mit einem intelligenten anwenderfreundlichen E-Mail-Management lassen sich ihre Outlook mails archivieren (auch andere Mailsoftware). Diese Archivierung basiert auf intelligenten, automatisierten Prozessen und sorgt dafür, dass wichtige Informationen schnell und unkompliziert gefunden werden. Dies sorgt für eine Entlastung des Mailservers und erhöht die Datensicherheit. Zudem können auch im Krankheitsfall Daten personenunabhängig gefunden werden.
Mit einer digitalen Dokumentenarchivierung sorgen Sie für Ordnung in Ihren Geschäftsunterlagenmyrfa / Pixabay
Doch nicht nur E-Mails lassen sich mit Hilfe einer dms software clever archivieren. Tag für Tag werden innerhalb eines Unternehmens Dokumente ausgedruckt, kopiert und weitergegeben. Rechnungen, Aufträge, Versicherungsunterlagen und weitere wichtige Unterlagen erreichen die Arbeitsstätte zusätzlich auf dem Postweg. Damit diese Informationen dauerhaft und abteilungsübergreifend greifbar sind, und somit auch den immer unfangreicheren Compliance-Vorgaben gerecht werden, ist eine digitale Archivierung unerlässlich. Schon mit minimalem Arbeitsaufwand lassen sich somit Datenfluss und Langzeitsicherung gewährleisten. Natürlich gibt es auch sensible Datensätze. Diese können mit Hilfe von Verwaltungsrechten exklusiv für bestimmte Entscheidungsträger zugänglich gemacht werden.
Standortübergreifender Zugriff dank DMS
Ein weiterer Vorteil der digitalen Archivierung der Geschäftsunterlagen ist die Option ortsunabhängig auf die Daten zurückgreifen zu können. Somit lassen sich die Daten eines Unternehmens mit mehreren Standorten zentral verwalten. Dies ermöglicht, dass Mitarbeiter an verschiedenen Arbeitsstätten auf Dokumente zugreifen können und diese unabhängig voneinander bearbeiten und kommentieren können. Folglich ist das Dokument jederzeit für alle beteiligten Personen auf dem gleichen Stand.
Aber auch während eines Meetings und im externen Geschäftstermin ist ein Zugriff auf den Server problemlos möglich. Man benötigt lediglich einen (mobilen) Internetzugang und kann über den Internet-Browser nach den Unterlagen suchen und diese direkt herunterladen.
Quelle: Statista GmbH
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