Sowohl Unternehmen wie auch private Haushalte müssen sich früher oder später Gedanken über eine angemessene Aktenvernichtung machen. Was soll mit persönlichen oder gar geheimen Unterlagen passieren, wenn sie nicht mehr gebraucht werden? Oder wenn sie aufgrund gesetzlicher Vorschriften vernichtet werden müssen?
Ganz allgemein dürfen personenbezogene Daten niemals in die Hände von Unbefugten geraten. Privatleute sollten daher auf sensible Daten achten, die beispielsweise mit Versicherungen, Bankgeschäften oder auch mit einem Rechtsstreit in Zusammenhang stehen. Bei Firmen kommen betriebsinterne Aufzeichnungen hinzu, die natürlich keinesfalls von der Konkurrenz eingesehen werden dürfen. Unternehmen mit Sitz in Deutschland müssen deshalb bestimmten Datenschutzrichtlinien genügen, die gesetzlich genau festgelegt sind.
Vorgaben durch den Datenschutz
Das Recht auf Datenschutz, das heißt auf Selbstbestimmung über die eigenen Daten, ist seit Beginn der achtziger Jahre im Grundgesetz der Bundesrepublik Deutschland fixiert. Im Bundesdatenschutzgesetz finden sich prinzipielle Ausführungen hierzu. Die sogenannte Datenschutzgrundverordnung hingegen regelt die Handhabung der zu vernichtenden Akten. Dabei richtet sie sich nach der Norm DIN 66399, die bestimmten Sicherheitsstufen den zu entsorgenden Daten zuordnet.
Seit dem 25. Mai 2018 gibt es eine einheitliche EU-Verordnung, die für sämtliche Mitgliedsstaaten gilt. Die darin festgelegten Richtlinien fallen streng aus und werden zahlreiche Unternehmen dazu bewegen, ihre bisherigen Aktenvernichter aufzurüsten oder sich neue Geräte anzuschaffen, falls dies nicht bereits geschehen ist.
Private Haushalte sind all dem jedoch nicht in vollem Umfang verpflichtet und können sich daher meist auf einen einfachen Schredder beschränken.
Sicherheitsstufen bei Aktenvernichtern
Was zu früheren Zeiten mühsam verbrannt werden musste, schaffen technologisch versierte Geräte heute weitaus effektiver. Die auf dem Markt erhältlichen Aktenvernichter bieten sieben Sicherheitsstandards, die gemäß der oben erwähnten Datenträgervernichter-Norm DIN 66399 festgelegt sind und die sich hauptsächlich auf das Ausmaß der Zerkleinerung auswirken. Jedes in Deutschland zum Verkauf stehende Gerät muss nach DIN 66399 eingerichtet und ausgewiesen werden.
Die Sicherheitsstufe 1 lässt sich für das Schreddern von privaten Dokumenten verwenden, beispielsweise im Home-Office. Zu Sicherheitsstufe 2 wird geraten, wenn es sich um mäßig vertrauliche Unterlagen, zum Beispiel um ausgedruckte E-Mails, handelt. Die Streifen bzw. Partikel nach dem Schreddern fallen entsprechend kleiner aus. Die Sicherheitsstufe 3 kann in Büros, etwa bei Steuerunterlagen, zum Einsatz kommen, während Sicherheitsstufe 4 für höhere Ansprüche geeignet ist und sich bei Personalakten benutzen lässt. Die Sicherheitsstufe 5 eignet sich für geheime Dokumente wie Patienten- oder Prozessunterlagen. Die Sicherheitsstufen 6 und 7 sind hochsensiblen Daten vorbehalten, die zum Beispiel das Militär oder den Geheimdienst betreffen.
Grundsätzlich sollten übrig gebliebene Schnipsel sicher aufbewahrt oder vernichtet werden, um eine etwaige Rekonstruktion, die teils möglich ist, zu verhindern.
Die Wahl des richtigen Aktenvernichters
Beim Kauf eines Aktenvernichters hat man mittlerweile die Qual der Wahl, doch angesichts der strikten Regularien ist es ratsam, sich auf namhafte und erfahrene Firmen zu verlassen – am besten solche, die sich ausdrücklich nach der EU-Datenschutzgrundverordnung von 2018 richten. Die Firma Gaerner wäre dafür eine passende Adresse.
Moderne Aktenvernichter werden durch einen Elektromotor betrieben und funktionieren durch Betätigung eines Anschaltknopfes oder durch einen Standby-Modus, der sich automatisch in Gang oder zur Ruhe setzt. Außerdem besitzt ein Aktenvernichter eine Schneidevorrichtung, um das zu entsorgende Papier zu schreddern – dieses muss zuvor in eine entsprechende Spalte gesteckt werden.
Folgende Bedingungen sollten bei der Anschaffung eines Geräts bedacht werden:
- Geschwindigkeit des Schredderns
- Schnittsystem
- Sicherheitsstufe nach DIN-Norm
- Zu schreddernde Materialien
Das erwähnte Schnittsystem ist von besonderer Bedeutung. Der Streifenschnitt nämlich schneidet die Dokumente, die vernichtet werden, in gleichmäßig große Streifen – dabei bestimmt die jeweilige Sicherheitsstufe die Breite der Streifen. Beim Partikel- oder Kreuzschnitt, den aufwändigere Geräte bieten, wird das Papier zudem in der Vertikalen zerschnitten.
Letztlich sollten die individuellen Ansprüche und Bedürfnisse den Ausschlag dafür geben, welcher Aktenvernichter gewählt wird.
