Das Einsparen von Papier schont die Ressourcen und trägt damit einen Teil zum Umweltschutz bei. Eine Befragung von 1.104 deutschen Unternehmen aller Branchen mit über 20 Angestellten hat folgende Ergebnisse erbracht: Bereits jeder zehnte Betrieb mit mehr als 500 Mitarbeitern kommt komplett ohne aus. Zudem wird der Aktenbestand immer mehr digitalisiert. Sechs Prozent der deutschen Firmenleiter geben an, mittlerweile bei Geschäftsprozessen generell auf Papier verzichten. Überwiegend papierlos arbeiten 30 Prozent. Stellt sich die Frage: Stirbt nun unser guter alter Stempel aus?
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In welchen Bereichen kommen Stempel häufig zum Einsatz?
Für zahlreiche Dokumente von Behörden, Notaren und auch Rechtsanwälten schreibt der Gesetzgeber die Schriftform gemäß § 126 BGB vor: „Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.“ Im Zuge der Signierung kommt in der Regel auch ein Stempel zum Einsatz. Notare führen beispielsweise ein Amtssiegel. Er sorgt dafür, dass Akten, Abschriften oder Urkunden rechtssichere Dokumente werden. Kommen diese bei Gericht oder anderen Behörden zum Einsatz, steht ihre Rechtsverbindlichkeit außer Frage. Siegelstempel finden sich in zwei unterschiedlichen Ausführungen. Zum einen gibt es den Petschaft aus hartem Material, mit dem das Siegel in Lack oder Wachs eingeprägt wird. Zum anderen werden herkömmliche, runde Stempel verwendet, das Siegeln erfolgt unter Hinzuziehung eines Stempelkissens.
Firmenstempel
Auch, wenn mittlerweile etwa jedes zehnte Großunternehmen mit mehr als 500 Mitarbeiterin in Deutschland gänzlich auf Papier verzichtet, entdeckt man fast auf jedem Schreibtisch der Büros noch immer Stempel. Am häufigsten ist in Betrieben der Firmenstempel vertreten. Er wird unter anderem bei Verträgen mit Auftraggebern, Geschäftspartnern oder Kunden oft neben die Unterschrift gesetzt. Auch für Briefumschläge als Absenderhinweis ist er bestens geeignet. Die meisten Unternehmen nutzen zwar Kuverts mit Sichtfenster, wodurch Adressant und Empfänger auf dem beinhalteten Schreiben von außen erkennbar sind, jedoch rutschen diese häufig aus dem Blickfeld. Teilweise ist der Absender auch so klein geschrieben, dass er nur schwer erkennbar ist. Dass auf Firmenstempel nur ungern verzichtet wird, erkennt man außerdem an vielen Rechnungsformularen: Sie beinhalten in der Regel sowohl ein Unterschrifts- als auch ein Stempelfeld.
Eingangs-/Datumsstempel
Sie finden insbesondere in der Buchhaltung oder beim Posteingang Verwendung. Bei den Gerichten ist er ein wichtiges Hilfsmittel zur Überprüfung der Fristeinhaltung. Gemäß zahlreichen richterlichen Entscheidungen gilt der Eingangsstempel bei Behörden als öffentliche Urkunde im Sinne des § 418 Abs. 1 ZPO und somit als voller Beweis für das Datum, an dem ein Schriftstück eingegangen ist. Bei Privatmenschen oder Unternehmen sieht es jedoch anders aus. In diesem Fall gilt der Poststempel auf dem Umschlag als Zustellungsdatum.
Stempel mit zahlreichen Vermerken
Hilfreich für jedes Unternehmen sind zudem Stempel, die mehrere Kurzvermerke am Wortband enthalten. So finden sich beispielsweise Produkte auf dem Markt, die neben dem Datum „eingegangen“, „beantwortet“, „erledigt“, „bestellt“, „gemahnt“, „bezahlt“, „überwiesen“ und „Betrag erh.“, „fakturiert“, „kontrolliert“, „gebucht“ und „Termin“ beinhalten. Sie ermöglichen auf einfache Art und Weise die Dokumentation von Arbeitsschritten und sorgen für Transparenz. Zu ihren Vorteilen gegenüber einzelnen Stempeln gehören Platz- und Kostenersparnis.