Gerade für Existenzgründer und junge Startups kann es sich lohnen, zunächst auf Büroräume zu verzichten, um die Kosten gering zu halten – gerade angesichts aktuell hoher Mietpreise in den Metropolen. Ein virtuelles Büro ist dann mit repräsentativer Adresse inklusive Firmenschild, Postannahme und Telefondienst eine perfekte Lösung. Wir geben Ihnen Tipps zum Virtuell-Office und worauf bei der Anbieterwahl zu achten ist.
Alle, die gerade in die Selbstständigkeit starten oder mit einem neugegründeten Team gemeinsam eine Idee verfolgen, kennen die Herausforderung. Zu Beginn dreht sich vieles darum, neue Kunden oder Investoren zu lukrieren, das eigene Angebot bekannt zu machen und die Kosten unter Kontrolle zu halten. Denn die Kosten laufen auch dann an, wenn sich auf der Einnahmeseite einmal weniger tun sollte.
Virtuelles Büro: Geringe Kosten, große Wirkung
Damit man sich um Dinge wie hohe Mieten für repräsentative Büroräume keine Gedanken machen muss, können Existenzgründer und Startups auf Dienste wie das Virtual Office zurückgreifen. Ein virtuelles Büro soll im Idealfall wenig kosten, aber viel bringen.
Beim Anbieter VirtualOfficeBerlin24.de ist man etwa schon mit 36 Euro (zzgl. MwSt.) dabei. Gründer erhalten dann ein Firmenschild am Briefkasten des Gebäudes in Berlin-Zehlendorf. Die Adresse gibt es ohne c/o. Inklusive sind tägliche Postannahme und wöchentliche Weiterleitung. Eine Berliner Telefonnummer gibt es auf Wunsch gegen einen geringen Aufpreis dazu.
Wer ein virtuelles Büro bucht, darf sich Folgendes erwarten:
- Repräsentative Firmenadresse (ladungsfähig, fürs Impressum)
- Dauerhafte Erreichbarkeit für Kunden
- Telefondienst und Postservice
- Nutzung von Besprechungszimmern
- Geringe Kosten
- Privatsphäre
Schauen wir einmal auf den ersten Punkt. Eine Adresse in zentraler oder guter Lage in einer Metropole wie Hamburg, Berlin, Köln oder München dürfte für die meisten Gründer ein nicht erfüllbarer Traum sein. Dabei kann eine solche Firmenadresse den Ausschlag bei der Entscheidung eines potenziellen Kunden für oder gegen das Angebot sein.
Ein dunkler Raum in einer Lagerhalle versus helle hohe Räume im Stadtzentrum oder einer guten Adresse in einem wohlhabenden Stadtteil. Was einem Kunden besser gefallen dürfte, ist sicher klar. Dieser positive Effekt kann zum einen über die – gemietete – Postadresse inklusive Weiterleitung von Briefen oder Paketen vermittelt werden. Andererseits ist es oft auch möglich, stundenweise Besprechungszimmer zu mieten.
Erreichbarkeit für Kunden dank Virtual Office
Ein wichtiger Punkt ist auch die dauerhafte Erreichbarkeit für die Kunden, die Virtuell-Office-Anbieter über einen Telefondienst sicherstellen. So können sich Gründer ganz auf ihre Arbeit konzentrieren und profitieren dennoch von einem für die Kunden immer erreichbaren persönlichen und menschlichen Kontakt – das wirkt offener und lebendiger als ein automatischer Anrufbeantworter.
Ein virtuelles Büro kann auch für Menschen interessant sind, die für ihr Impressum (z. B. auf Websites, Online-Shops, aber auch in E-Books und Büchern) eine ladungsfähige Geschäftsadresse benötigen, aber aus Schutz der Privatsphäre nicht ihre Wohnadresse angeben wollen.
Nachteile gibt es natürlich auch. Der wichtigste ist, dass manche Kunden ein virtuelles Büro als Briefkastenadresse ansehen und die von Gründern oder Startups erbrachten Dienstleistungen entsprechend abwerten könnten. Hier gilt es, gegenzusteuern. Etwa, indem man auf der Website Fotos von Firmenschild, Gebäude und der eigenen Büroumgebung bereithält. Von großer Bedeutung ist es auch, den gewünschten Anbieter dahingehend zu überprüfen, dass etwa der Telefondienst professionell und bei Kundenanrufen auf das eigene Unternehmen ausgerichtet ist.
Angebote genau überprüfen, Anbieter testen
Bei der Wahl des Anbieters sollten Gründer und Startups neben den Preisen und der guten Adresse auch im Blick haben, ob es eine Kündigungsfrist gibt und wie flexibel die Angebote sind. Dann könnte man auch verschiedene Anbieter für jeweils ein paar Wochen testen, bis wirklich alles passt.
Fazit: Ein virtuelles Büro kann Existenzgründern und jungen Firmen viel Arbeit und Geld ersparen. Sie profitieren im besten Fall von einer repräsentativen Firmenadresse und herzeigbaren Räumlichkeiten. Ein professioneller Außenauftritt überzeugt die Kunden.