Geschäftsbriefe für Businesskunden

Bei der Erstellung und Produktion von Briefpapieren gibt es einige Dinge zu beachten. Neben den notwendigen Pflichtangaben sollte man sich schon vor der Kreation des Briefbogens Gedanken über die Produktion der Papiere machen. So lassen sich von Anfang an Fehler im späteren Druckprozess vermeiden. 

Welche Angaben müssen auf dem Briefbogen enthalten sein?
Das Handelsrechtsreformgesetz legt die einheitlichen Pflichtangaben fest, welche bei der externen Kommunikation mit Geschäftspartnern auf dem Geschäftsbrief enthalten sein müssen.

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  Briefbogen nach DIN-Norm 5008, Quelle: Flyerpilot

  Vollständige Firmenbezeichnung (identisch mit Handelsregistereintrag) / Name des Unternehmens

• Sitz der Firma / Komplette Anschrift
  Es muss eine Anschrift angegeben werden unter welcher die Firma persönlich erreichbar ist. Dies bedeutet: Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt. Eine Postfachangabe ist nicht ausreichend.
• Die Rechtsform der Gesellschaft (z.B. KG, GmbH, AG),
• Handelsregisternummer sowie zuständiges Registergericht
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Geschäftsführer
  Bei Aktiengesellschaft und GmbH müssen die Namen der vertretungsberechtigten Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzenden, Vorstandsvorsitzenden sowie deren Vertreter genannt werden.
  
  Firmeninhaber , welche die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, können vom Registergericht mit einem Zwangsgeld bis zu 5.000 Euro bestraft werden.

 

Diese Informationen sollten zusätzlich auf dem Briefbogen angegeben werden

• Das Firmenlogo (Wiedererkennung Ihres Unternehmens)
• Kontaktmöglichkeiten (z.B. Telefon, Fax, E-Mail)
• Internetseite des Unternehmens
• Wird das Briefpapier größtenteils zum Rechnungsversand genutzt bietet es sich an, die Bankverbindung direkt anzugeben

Tipps:

• Falzmarken erleichtern das saubere und korrekte Falten Ihres Briefbogens
• Nutzen Sie die Rückseite Ihres Briefbogens zur Bewerbung aktueller Produkte.

 

Produktion von Briefbogen – Warum sich selbst drucken nicht lohnt

Bei kleineren Unternehmen könnte der Gedanke reifen, die Geschäftsbriefe im hauseigenen Officedrucker direkt auszudrucken. Dies ist heutzutage weder aus Qualitäts- noch aus finanziellen Gründen empfehlenswert. Auch hochwertige Officedrucker sind nicht in der Lage die Qualität eines Druckproduktes eines Offset- oder Digitaldrucks zu erreichen. Gerade beim Briefbogen drucken – auf welchem viele Informationen in oft kleiner Schriftart untergebracht werden müssen – spielt die Druckqualität eine gewichtige Rolle. Hinzu kommen die Materialkosten. Rechnet man die Kosten für Papier und Druckpatronen zusammen und vergleicht diese Kosten mit Anbietern im Internet so stellt man schnell fest, dass die Entscheidung für eine professionelle Druckerei die Richtige ist.

Auch bei der Gestaltung ist man beim handelsüblichen Druckgerät eingeschränkt da diese nicht bis zum Papierrand drucken. Somit müsste ein Layout gewählt werden, bei welchem gestalterische Elemente (Zum Beispiel eine Hintergrundfarbe hinter den Kontaktinformationen im Fußbereich als optischer Trenner zum Inhaltsbereich) nicht bis zum Rand durchgezogen werden.

Was gilt es bei der Bestellung der Briefpapiere zu beachten

Ein entscheidendes Kriterium für erfolgreiche Briefbögen ist die Papierauswahl. Empfehlenswert ist eine Grammatur von 90g/m². Mit dieser Grammatur, welche etwas kräftiger im Vergleich zum üblichen Papier ist, lassen sich bis zu drei Blätter in einem herkömmlichen Brief (bis zu 20g) versenden ohne dabei einen Portoaufschlag in Kauf zu nehmen. Wichtig bei der Papierauswahl: Es muss ein wiederbedruckbares Papier gewählt werden, damit es später beim eindrucken keine Probleme gibt. Erstellt man oftmals schriftliche Angebote bietet es sich an eine zweite Version auf noch höherwertigerem Papier (> 110g/m² Grammatur) anfertigen zu lassen.

 

Die Wahl der richtigen Druckerei

Vergleicht man die Onlinedruckereien im Internet so stellt man schnell fest, dass die Anbieter bei den Preisen der Standard-Geschäftsausstattung (Briefbogen, Visitenkarte usw.) nicht weit auseinanderliegen. Also muss man genauer hinsehen um die feinen Unterschiede im Angebot ausfindig zu machen. So kann man bei einigen Anbietern, zum Beispiel der Online Druckerei flyerpilot gegen einen kleinen Aufpreis von wenigen Cents CO₂-neutral drucken.

Ein wichtiges und zeitsparendes Angebot ist die Möglichkeit das Druckprodukt nachdrucken zu können. Sprich: Die Druckerei muss die Möglichkeit einer Nachbestellung – im optimalen Fall mit Datenspeicherung – anbieten. So erhält man mit wenigen Klicks wieder frisches Briefpapier zu gleicher Qualität nachgeliefert und muss nicht immer prüfen ob die Druckdaten korrekt angelegt sind und ob das geiche Papier wie bei der letzten Bestellung gewählt wurde.